در تجارت، ما اغلب نیاز به سرعت بخشیدن به مکالمات و معاملات با مشتریان داریم.اما برخی از میانبرهای مکالمه نباید استفاده شوند.

به لطف متن، کلمات اختصاری و اختصاری امروزه بیش از هر زمان دیگری رایج است.ما تقریباً همیشه به دنبال یک میانبر هستیم، چه ایمیل بزنیم، چه گفتگوی آنلاین، صحبت با مشتریان و یا پیامک ارسال کنیم.

اما به زبان اختصاری خطراتی وجود دارد: در بسیاری از موارد، مشتریان و همکاران ممکن است نسخه کوتاه‌تر را درک نکنند، که باعث ارتباط نادرست و از دست دادن فرصت‌ها برای ایجاد یک تجربه عالی می‌شود.مشتریان ممکن است احساس کنند که شما در بالا، پایین یا اطراف آنها صحبت می کنید.

در سطح تجاری، «گفتگوی متنی» تقریباً در هر موقعیتی خارج از شوخی دوستانه با تلفن همراه غیرحرفه‌ای به نظر می‌رسد.

در حقیقت، یک نظرسنجی مرکز نوآوری استعدادها (CTI) نشان داد که ارتباطات ضعیف با مشتریان و همکاران حتی می تواند مشاغل را به خطر بیندازد.(توجه: زمانی که باید از کلمات اختصاری استفاده کنید، جمله قبلی نمونه ای از نحوه انجام آن است. در ابتدا به نام کامل مراجعه کنید، آن را در پرانتز قرار دهید و در بقیه پیام نوشته شده از مخفف آن استفاده کنید.)

بنابراین وقتی صحبت از برقراری ارتباط با مشتریان از طریق هر کانال دیجیتالی به میان می‌آید، در اینجا مواردی وجود دارد که باید از آن اجتناب کنید:

گفتگوی متنی دقیق

بسیاری از کلمات به اصطلاح با تکامل دستگاه های تلفن همراه و پیام های متنی پدیدار شده اند.فرهنگ لغت انگلیسی آکسفورد برخی از اختصارات متن رایج مانند LOL و OMG را شناسایی کرده است.اما این بدان معنا نیست که آنها برای اهداف ارتباط تجاری مناسب هستند.

از این اختصارات رایج در هر ارتباط الکترونیکی اجتناب کنید:

• BTW - "به هر حال"
• قه قهه"
• U - "شما"
• OMG - "اوه خدای من"
• THX - "متشکرم"

توجه: از آنجا که FYI در ارتباطات تجاری مدت ها قبل از ارسال پیامک وجود داشته است، در اکثر موارد هنوز قابل قبول است.به غیر از آن، فقط آنچه را که واقعاً می‌خواهید بگویید را بنویسید.

اصطلاحات مبهم

ASAP را بگویید یا بنویسید، و 99٪ از مردم متوجه می شوند که منظور شما "در اسرع وقت" است.در حالی که معنای آن به طور جهانی قابل درک است، در واقع معنای بسیار کمی دارد.نظر یک فرد در مورد ASAP تقریباً همیشه با شخصی که آن را قول می دهد کاملاً متفاوت است.مشتریان همیشه انتظار دارند ASAP سریعتر از آنچه شما می توانید ارائه دهید باشد.

همین امر در مورد EOD (پایان روز) نیز صدق می کند.ممکن است روز شما خیلی زودتر از روز مشتری تمام شود.

به همین دلیل است که باید از ASAP، EOD و این کلمات اختصاری مبهم دیگر اجتناب شود: NLT (حداکثر) و LMK (به من اطلاع دهید).

اصطلاحات تخصصی شرکت و صنعت

"ASP" (متوسط ​​قیمت فروش) ممکن است به اندازه کلمات "وقفه ناهار" در محل کار شما محبوب باشد.اما احتمالاً برای مشتریان هیچ معنایی ندارد.هر اصطلاح و اختصاری که برای شما مشترک است - از توضیحات محصول گرفته تا سازمان‌های نظارتی دولتی - اغلب برای مشتریان بیگانه است.

هنگام صحبت از استفاده از اصطلاحات خاص خودداری کنید.با این حال، وقتی می نویسید، پیروی از قاعده ای که در بالا ذکر کردیم اشکالی ندارد: بار اول آن را املا کنید، مخفف را در پرانتز قرار دهید و زمانی که بعداً ذکر شد از مخفف آن استفاده کنید.

چه باید کرد

زبان میانبر - اختصارات، کلمات اختصاری و اصطلاحات تخصصی - در پیام های متنی و ایمیل در تعداد محدودی از موقعیت ها خوب است.فقط این دستورالعمل ها را در نظر داشته باشید:

فقط آنچه را که می خواهید با صدای بلند بنویسید.آیا قسم می‌خورید، LOL می‌گویید یا چیزی محرمانه یا شخصی را با همکاران یا مشتریان به اشتراک می‌گذارید؟احتمالا نه.بنابراین این موارد را نیز از ارتباطات حرفه ای مکتوب دور نگه دارید.

مراقب لحن خود باشیدممکن است با مشتریان دوستانه رفتار کنید، اما احتمالاً دوست نیستید، بنابراین مانند یک دوست قدیمی ارتباط برقرار نکنید.به علاوه، ارتباطات تجاری همیشه باید حرفه ای به نظر برسد، حتی زمانی که بین دوستان باشد.

از تماس گرفتن نترسیدایده پیامک و در بیشتر موارد ایمیل؟اختصار.اگر نیاز به انتقال بیش از یک فکر یا چند جمله دارید، احتمالاً باید تماس بگیرید.

انتظارات را تعیین کنید.به مشتریان اجازه دهید بدانند چه زمانی می توانند از شما پاسخ های متنی و ایمیلی را انتظار داشته باشند (یعنی در آخر هفته ها پاسخ می دهید یا بعد از ساعت؟).

کپی از منابع اینترنتی